Czym jest Mobility Tool+

Mobility Tool+ (MT+) to aplikacja internetowa dostępna pod linkiem: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility, przeznaczona dla beneficjentów programu Erasmus+. Pozwala ona zarządzać danymi dotyczącymi realizowanych projektów oraz składać raporty końcowe. Umowy na realizację projektów obligują beneficjentów programu Erasmus+ do regularnego/comiesięcznego uzupełniania danych w Mobility Tool+.

Właścicielem i głównym administratorem aplikacji internetowej jest Dyrekcja Generalna Wydział Edukacja i Kultura (DG EAC).

Aktualna dokumentacja on-line do aplikacji Mobility Tool+ dostępna jest z poziomu aplikacji w języku angielskim. Dostęp do dokumentacji mają wszyscy użytkownicy zarejestrowani w EU_Login pod adresem: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?spaceKey=NAITDOC&title=Mobility+Tool+-+Guide+for+Beneficiaries

Udostępniamy też starą wersję instrukcji obsługi MT+ w języku polskim gdyż generalna zasada obsługi programu nie zmieniła się :  

1. wersja polska: Mobility Tool+ Przewodnik dla Beneficjentów programu Erasmus+ [PDF] wersja z 10-08-2016 r.

Logowanie do systemu

Uzyskanie dostępu do MT+ i projektu uwarunkowane jest wcześniejszym utworzeniem konta w systemie EU Login. Instrukcję jak to zrobić, można znaleźć tutaj, w kroku 1. Rejestracja w bazie EU Login.

E-mail, którego należy użyć do rejestracji, musi być tym samym adresem, który został podany we wniosku o dofinansowanie w informacjach o osobie kontaktowej lub w ankiecie beneficjenta przesyłanej do Narodowej Agencji.

Jeżeli po zalogowaniu się system wyświetli komunikat: It seems that your role in the system has not been defined yet. Please contact Mobility Tool Helpdesk at your National Agency for more information należy sprawdzić, jakiego adresu e-mail użyto do logowania się do systemu MT+ (wyświetlany jest on poniżej komunikatu). Jeżeli jest on inny niż ten podany we wniosku, należy podać ten z wniosku/ankiety i ponowić próbę.

Dane projektu dostępne są w systemie MT+ dopiero po podpisaniu umowy finansowej z Narodową Agencją. System informuje o pojawieniu się projektu w MT+, przesyłając wiadomość e-mail na adres podany we wniosku. Adresu e-mailowego, na który wpłynęła wiadomość z MT+ należy użyć do zalogowania się do systemu.

W przypadku problemów z logowaniem należy skontaktować się z Narodową Agencją mtool_helpdesk@frse.org.pl, podając przy tym numer projektu oraz przesyłając zrzut ekranu z informacją o błędzie.

Rejestrowanie mobilności i uzupełnianie pozostałych danych

W trakcie realizacji projektu, w systemie MT+ należy uzupełniać następujące dane:

– w przypadku Akcji 1 i 3- informacje o mobilnościach, czyli indywidualnych wyjazdach uczestników projektu. Dane te uzupełnia się w zakładce Mobilności;

– w przypadku Akcji 2- w zakładkach: Rezultaty Intelektualne Projektu, Wydarzenia upowszechniające i Działania związane z uczeniem się, nauczaniem i szkoleniami.

W przypadku uzupełniania mobilności można skorzystać z dwóch metod, prostszej z wykorzystaniem kreatora mobilności- poprzez użycie przycisku zielonego plusa „dodaj mobilność” lub wykonując import/eksport mobilności poprzez plik csv.

Poniżej przedstawiamy wideo instrukcje ilustrujące powyższe metody:

Użytkownicy korzystający z importu/eksportu danych z wykorzystaniem zbiorów *.csv powinni zapoznać się ze słownikami kodów,  Mobility Tool+ Data Dictionary for … .Słowniki dostępne są on-line dla użytkowników zarejestrowanych w EU_Login pod adresem: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewpage.action?pageId=246745866

MT+ podlega modyfikacjom i rozbudowie, może się zdarzyć, że wzorzec *csv ulegnie zmianie po eksporcie danych z MT+ do zbioru excela w tym przypadku jego import nie powiedzie się. Ponowny import będzie możliwy po dostosowaniu struktury zbioru excela do aktualnie przyjętego w MT+ wzorca *.csv.

Składanie raportów indywidualnych przez uczestników mobilności w Akcji 1

Do złożenia raportu indywidualnego zobowiązany jest każdy uczestnik mobilności (z wyjątkiem uczestników Wymian Młodzieżowych). Zgodnie z zapisami umowy, którą organizacja wysyłająca musi zawrzeć z każdym uczestnikiem, raport należy złożyć maksymalnie w ciągu 30 dni od otrzymania wezwania do złożenia raportu. W przypadku sektora Młodzież umowa nie jest wymagana.

Aby było możliwe złożenie raportu przez uczestnika, osoba wyznaczona przez beneficjenta do rejestrowania danych w systemie Mobility Tool+, powinna najpierw zarejestrować mobilność (patrz: pkt 3). Wskazane jest, aby dane mobilności były wprowadzane na bieżąco, a najpóźniej przed realizacją mobilności. Dzięki temu system będzie mógł automatycznie wysłać uczestnikowi mailowe wezwanie do złożenia raportu od razu po terminie zakończenia mobilności. W emailu podawany jest link do raportu – jego adres zaczyna się od: http://ec.europa.eu/eusurvey/. Email jest wysyłany z adresu replies-will-be-discarded@ec.europa.eu.

Raport uczestnika ma formę ankiety online, zawierającej głównie pytania zamknięte. Należy pamiętać, że wszyscy uczestnicy mobilności muszą złożyć raporty indywidualne przed złożeniem przez beneficjenta raportu końcowego z realizacji całego projektu. Beneficjent ma prawo uzależnić wypłatę ostatniej raty dofinansowania dla uczestnika od złożenia indywidualnego raportu, co powinno być uzgodnione w umowie z uczestnikiem. W przypadku niespełnienia tego warunku raport końcowy nie będzie mógł zostać zaakceptowany na etapie oceny formalnej.

Składanie raportów

Raporty postępu/przejściowy

Do złożenia raportu postępu/przejściowego zobligowani są tylko ci beneficjenci, którzy posiadają stosowny zapis na ten temat w umowie finansowej. Dla pozostałych organizacji raport nie jest wymagany.

Raport postępu/przejściowy dostępny jest w systemie Mobility Tool+ dla projektów od konkursu 2016. Poniżej znajdują się odnośniki do formularzy raportów postępu/przejściowych dla pozostałych lat dla poszczególnych akcji i sektorów:

Raport końcowy

Do złożenia raportu końcowego zobowiązany jest każdy beneficjent. Raport końcowy traktowany jest jako wniosek o płatność końcową. Zgodnie z zapisami umowy raport należy złożyć maksymalnie w ciągu 60 dni od daty zakończenia projektu. Raport końcowy składa się w wersji elektronicznej, za pośrednictwem systemu Mobility Tool+, w zakładce Raporty.

Przed przystąpieniem do składania raportu zachęcamy do zapoznania się z Instrukcją wideo:

Obowiązkowym załącznikiem do raportu końcowego jest Oświadczenie (Declaration of Honour). Formularz Oświadczenia jest dostępny w systemie Mobility Tool+ po wypełnieniu całego raportu i zapoczątkowaniu procesu jego składania (3 minuta 49 sekunda instrukcji wideo).

Uwaga

W przypadku, gdy płatność końcowa ma być dokonana na inny numer rachunku bankowego beneficjenta niż ten określony w umowie, fakt ten należy zgłosić Narodowej Agencji, najpóźniej w dniu złożenia raportu końcowego.

Ocena raportu końcowego

Proces oceny raportu końcowego przeprowadzany przez Narodową Agencję obejmuje następujące etapy:

• Ocena formalna
• Walidacja mobilności (w przypadku projektów Akcji 1. i 3.)
• Ocena jakościowa
• Analiza finansowa

Zasady dotyczące kryteriów oceny raportów końcowych oraz kwalifikowalności kosztów są opisane w Załączniku III do umowy finansowej między beneficjentem a Narodową Agencją.

Platforma Rezultatów Programu Erasmus+

Elementem raportowania zrealizowanych działań jest zamieszczenie rezultatów projektów na Platformie Rezultatów Programu Erasmus+. Jest to obowiązkowe w przypadku beneficjentów Akcji 2. w każdym sektorze programu Erasmus+ i stanowi warunek rozliczenia projektu. Beneficjenci realizujący projekty w ramach Akcji 1. i Akcji 3. nie mają takiego obowiązku, ale są zachęcani do publikacji rezultatów swoich projektów. Dzięki temu zapewniają im większą widoczność i mogą skuteczniej je promować.

Więcej informacji na temat Platformy