Obowiązek użytkowania systemu OLS został wprowadzony w programie Erasmus+ w edycji 2014 i dotyczył wybranych podprogramów. W edycji 2017 programu system udostępnia 18 języków wykładowych, w tym język polski. Stopniowo do systemu wprowadzane są  pozostałe oficjalne języki UE.

W konkursie 2014 programu Erasmus+ w rundzie 3, system udostępniania licencji na testy biegłości językowej i kursy językowe OLS został otwarty dla studentów uczelni wyższych i Wolontariatu Europejskiego.

Od konkursu 2015 system udostępniania licencji OLS został otwarty dla wszystkich uczestników długoterminowych (min. 30 dni bez podróży) działań w ramach Akcji 1 Kształcenie i szkolenia zawodowe – Mobilność edukacyjna, dla których jeden z języków dostępnych w systemie OLS jest głównym językiem stażu (z wyjątkiem native speakerów).

Od konkursu 2016 w systemie udostępniono język polski a  dla organizacji koordynujących Wolontariatu Europejskiego wprowadzono  obowiązek wnioskowania o testy biegłości językowej dla wszystkich wolontariuszy biorących udział w projekcie EVS oraz możliwość wnioskowania o kursy językowe OLS. Dla języków sukcesywnie wprowadzanych do systemu OLS organizacje  opcjonalnie mogą wybrać dofinansowanie 150 euro/ wolontariusza w ramach Wsparcia językowego.

Od konkursu 2017 obowiązek użytkowania systemu dotyczy indywidualnych uczestników, dla których językiem wykładowym (studia)/roboczym (praktyki, praca w projekcie EVS) jest: angielski, czeski, duński, francuski, grecki, hiszpański, niderlandzki, niemiecki, polski, portugalski, szwedzki i włoski bułgarski, chorwacki, fiński, rumuński, słowacki, węgierski. Planowane jest dalsze stopniowe rozszerzanie systemu o pozostałe języki oficjalne UE. W akcji 1 w sektorze Kształcenie i szkolenia zawodowe licencja na testy biegłości językowej i kursy językowe OLS przysługuje uczestnikom, których mobilność (bez dni podróży) będzie trwała minimum 19 dni.

Online Linguistic Support (OLS) jest dostępny pod adresem: http://www.erasmusplusols.eu.

System użytkują następujące podmioty:

Dyrekcja Generalna Edukacja i Kultura (DG EAC) – przyznaje licencje dla Narodowych Agencji, definiuje politykę redystrybucji licencji, prowadzi analizę statystyk.

Narodowe Agencje (NA) programu Erasmus+ – przyznają licencje beneficjentom programu, system OLS wysyła do beneficjentów automatyczną wiadomość z danymi do logowania oraz hasłem dostępu, na adres e-mail wskazany w umowie finansowej.

Beneficjenci (instytucje, organizacje) – przypisują licencje indywidualnym uczestnikom projektów, prowadzą kontakty e-mailowe, przypisują uczestników do kursów językowych, monitorują wykorzystanie licencji i osiągane rezultaty uczestników testów kontrolnych i kursów. Dane uczestników wprowadzane są do systemu OLS , uczestnikom przypisywany jest jeden z dostępnych na platformie języków obcych, a na adres e-mailowy uczestnika wysyłana jest wiadomość z linkiem do testu/kursu. Informację o wynikach testu językowego uczestnik otrzyma mailem.

Uczestnicy – zobowiązani są do wykonania dwóch testów językowych (pierwszy przed wyjazdem, a drugi po powrocie/pod koniec realizacji działań EVS) i uczestnictwa w kursie językowym on-line, przy czym licencja na kurs językowy może być przyznana jedynie osobie, która wypełniła pierwszy test językowy.

Role i szczegółowe zadania użytkowników systemu OLS:

Narodowa Agencja:

• przyznanie licencji beneficjentom w bazie programu E+, walidacja licencji przyznanych beneficjentom w systemie OLS po transferze;
• monitorowanie wykorzystania licencji i rezultatów osiąganych przez uczestników; dostęp do danych dotyczących licencji do testu biegłości językowej i licencji na kurs, dostęp do zaagregowanych wyników testów biegłości językowej i rezultatów kursów językowych oraz możliwość ”wyciągnięcia” danych;
• realokacja licencji pomiędzy beneficjentami (w przyszłości także pomiędzy sektorami);
• informowanie beneficjentów o sposobie przyznania licencji uczestnikom mobilności: adresy e-mail beneficjenta i uczestników mobilności powinny być aktualne i poprawne, ponieważ za ich pośrednictwem wysłana jest informacja o sposobie logowania do OLS;

Instytucje – beneficjenci:

• przypisanie licencji zaakceptowanym uczestnikom mobilności (wpisanie adresów e-mail uczestników do modułu OLS – możliwość skopiowania adresów z innej bazy; określenie języka testu dla każdego uczestnika) – beneficjenci określają język i termin ważności licencji. Uczestnicy nie mogą zmienić języka kursu;
• walidacja licencji przypisanych uczestnikom (uczestnik otrzymuje informację z systemu o możliwości wypełnienia testu biegłości językowej);
• przyznanie licencji na kurs on-line wybranym uczestnikom mobilności na podstawie wyników testu biegłości językowej (osobom, które chcą wziąć udział w kursie, zgodnie z ich językowymi potrzebami);
• monitorowanie wykorzystania licencji (dostęp do danych dotyczących licencji na test biegłości językowej i licencji na kurs, dostęp do wyników testów biegłości i rezultatów kursów językowych poszczególnych uczestników, możliwość ”wyciągnięcia” zaagregowanych danych);
• realokacja licencji pomiędzy uczestnikami;

Uczestnicy mobilności:

• wypełnienie obowiązkowego testu biegłości językowej w terminie określonym przez instytucję/uczelnię wysyłającą /organizację koordynującą – po otrzymaniu informacji z OLS; jeśli uczestnik nie wypełni testu w określonym przez beneficjenta terminie, beneficjent będzie mógł przyznać licencję innej osobie;
• udział w kursie językowym on-line wyłącznie w języku, w którym został wypełniony test biegłości językowej – zmiana języka kursu po dokonaniu testu biegłości przez uczestnika mobilności jest możliwa wyłącznie na zasadzie przyznania nowej licencji przez beneficjenta (nowy test biegłości językowej w innym języku i kurs on-line w innym języku). Uprzednio przyznana licencja na kurs nie może zostać wykorzystana przez inną osobę;
  • dla sektora HE: Dostęp do kursu językowego będzie możliwy przez taki czas jaki został podany przez uczelnię w OLS jako czas trwania stypendium licząc od pierwszego logowania, np. pobyt 6 miesięczny: pierwsze logowanie w dniu 10.10.N, dostęp do kursu do dnia 10.04.N+1;
    
  • dla sektora Młodzież: EVS – udział w kursie językowym on-line wyłącznie w języku, w którym został wypełniony test biegłości językowej – zmiana języka kursu po dokonaniu testu biegłości przez uczestnika mobilności jest możliwa wyłącznie na zasadzie przyznania nowej licencji przez beneficjenta (nowy test biegłości językowej w innym języku i kurs on-line w innym języku). Uprzednio przyznana licencja na kurs nie może zostać wykorzystana przez inną osobę. Dostęp do kursu językowego będzie możliwy przez taki czas jaki został podany przez organizację koordynującą w OLS jako czas trwania działań w ramach Wolontariatu Europejskiego licząc od pierwszego logowania;
  • dla sektora Kształcenie i szkolenia zawodowe: udostępnienie kursu językowego będzie możliwe po podpisaniu przez uczestnika umowy o staż – kurs jest dostępny do ostatniego dnia mobilności . Dostęp do kursu językowego jest równy długości mobilności (może zostać otwarty przed wyjazdem na staż, po zakończeniu rekrutacji).
• udział uczestnika w więcej niż jednej mobilności oznacza konieczność wypełnienia testu biegłości językowej dla każdej mobilności osobno, nawet jeśli język komunikacji podczas mobilności będzie identyczny;
• na 2 tygodnie przed końcem pobytu uczestnik, który wypełnił pierwszy test językowy otrzyma maila z linkiem do drugiego testu do wypełnienia w ciągu 30 dni.

Główne funkcje systemu OLS dla:

• beneficjentów (uczelni) – sekcje: przyznanie licencji na test biegłości językowej uczestnikom (assessment licence allocation to participants), przyznanie licencji na kurs on-line uczestnikom (course licence allocation to participants), monitoring wykorzystania licencji (monitoring of used licences) – 1 mobilność = 1 licencja i 1 język; (w przypadku organizacji koordynujących Wolontariatu Europejskiego) – 1 wolontariusz = 1 licencja i 1 język;
• uczestników mobilności:
  • możliwość założenia profilu w OLS przez każdego uczestnika;
  • dostęp do informacji o funkcjonowaniu systemu;
  • sprawdzenie przez system kompatybilności wymogów systemu z oprogramowaniem zainstalowanym w komputerze uczestnika;
  • możliwość wypełnienia testu biegłości językowej;

Funkcje systemu OLS dotyczące kursów językowych on-line:

• language courses: z możliwością doskonalenia kompetencji: czytanie, pisanie, gramatyka, słownictwo, komunikacja; o charakterze MOOC (Massive Open Online Course) na wybranym przez uczestnika poziomie;
• tutoring: klasa wirtualna, zajęcia z nauczycielami odbywają się co drugi tydzień i trwają 0,5 h w godzinach od 9:00 do 16:00, na zajęcia słuchacze się zapisują;
• forum: nauczyciele odpowiadają na pytania uczestników;
• news;
• level test: test na zakończenie kursu on-line.

Zachęcamy do zapoznania się z Przewodnikiem użytkownika systemu OLS w wersji angielskiej [EN]. W przypadku pytań dotyczących praktycznej strony zarządzania licencjami OLS zachęcamy do zapoznania się z dokumentem: Najczęściej zadawane pytania [EN]